Näin teet yrityksesi varautumissuunnitelman
Jaa sivu:
Näillä pikaohjeilla pääsette aloittamaan organisaationne varautumissuunnitelman tekemisen.
Yksiköiden hallinta
Luokaa ensin oman organisaationne yksiköt, jos teillä on useita toimintapaikkoja. Helpottaaksenne työskentelyä tehkää ensin yksi yksikkö, ja siirtykää sen jälkeen kokeilemaan riskien arviointia ja varautumissuunnitelman tekemistä Lomakkeet-osiossa.
Hakemistopuun voi tehdä esimerkiksi:
- liiketoiminnoittain
- paikkakunnittain
- toimipaikoittain
- laitoksittain, tai miten vain haluatte
Riskien arviointi
Tehkää ensimmäiseksi riskien arviointi. Varsinaisen suunnitelman tekeminen on mahdotonta, ellette tiedä, millaisia puutteita, vaaroja ja ongelmia teillä todellisuudessa on. Palvelussamme on 10 valmista tarkistuslistaa, joissa on yli 170 kysymystä.
Riskien arvioinnin tarkistuslistat on numeroitu, jotta ne on helppo tehdä oikeassa järjestyksessä. Numerointi on sama kuin itse suunnitelmassakin.
10 riskien arviointia osa-alueittain:
- Organisaation nykytilanne ja ohjeet
- Toimintakyky, materiaalit ja toimintavarmuus
- Poikkeustilanne ja nopeasti mietittäviä asioita
- Henkilöstö ja työvoima
- Viranomaiset ja tiedotus
- Työturvallisuus
- Terveydenhuolto, hygienia ja siivous
- Vakuuttaminen, rahoitus ja juridiikka
- Kyberturvallisuus
- Mahdollisuudet ja palautuminen normaaliin
Varautumissuunnitelma
Kun olette arvioineet riskit, tiedättekin jo kohdat, joissa piilevät suurimmat ongelmat, puutteet ja riskit. Sen jälkeen voitte aloittaa suunnitelman tekemisen. Apunanne on valmis lomakepohja, joka on lähes identtinen riskien arviointien kanssa. Suunnitelmamme helpottaa asioiden miettimistä sekä opastaa tekemään asiat loogisessa järjestyksessä.
Pro Varautumisen laajemman version varautumissuunnitelmassa on myös pienet käytännönläheiset ohjeet kaikkiin kohtiin.
3 kuukauden ja 6 kuukauden varautumisennusteet
Varautumissuunnitelman lisäksi teillä on kaksi ennustelomaketta, joiden avulla voitte ennakoida tulevia kuukausia. Ennusteiden tekeminen ei ole helppoa, mutta kriisin pitkittyessä organisaatiolla on hyvä olla tilannearvio myös tulevaisuudesta. Tilanne helpottuu vasta sitten, kun koronaan löydetään vastalääke tai rokote. Siihen voi mennä vuosi, jopa kauemmin. Ennustetta tehdessä voi lohduttautua, ettei kukaan tiennyt vielä vuoden 2020 alussa, millaisessa kriisissä olisimme kolme kuukautta myöhemmin.
Poikkeamien ilmoittaminen
Palvelussa on valmiina kaksi ilmoituslomaketta. Niiden avulla koko henkilöstö voi ilmoittaa poikkeustilanteeseen liittyvästä poikkeamasta sekä tietoturvaloukkauksesta tai sen epäilystä. Pandemiaan liittyvä poikkeama voi olla esimerkiksi puute työturvallisuudessa, riittämättömät ohjeet, ongelma tuotannossa / toiminnassa tai epäily sairastumisvaarasta. Vastaanottavilla henkilöillä on myös mahdollisuus liittää ilmoitukseen käsittelylomake, jossa kuvataan ongelma, määritetään korjaavat toimet sekä niille vastuuhenkilöt.
Koulutusrekisteri
Pro Varautumisen mukana tulee automaattisesti kaikille Pro-palveluille yhteinen koulutusrekisteri, jolla voidaan hallinnoida kaikkia organisaation koulutuksia, kortteja, lupia sekä pätevyyksiä.
